آگاهی از هشت مرحله چرخه حسابداری برای همه حسابداران مهم است. کل فرآیند مسئولیت یک حسابدار به هشت مرحله اساسی تقسیم می شود. بسیاری از این مراحل اغلب از طریق نرم افزارهای حسابداری بطور خودکار انجام می شوند. با این حال، دانستن و استفاده از مراحل به صورت دستی برای حسابداران مشاغل کوچک که با حداقل پشتیبانی فنی روی دفاتر کار می کنند ضروری است.
شما میتوانید همین حالا با ثبت نام رایگان حسابینو چرخه حسابداری خود را آسان انجام دهید.
چرخه حسابداری چیست؟
چرخه حسابداری یک فرآیند اساسی برای تکمیل وظایف حسابداری یک شرکت است. راهنمایی واضح برای ثبت، تجزیه و تحلیل و گزارش نهایی فعالیت های مالی یک کسب و کار محسوب می شود.
چرخه حسابداری به طور جامع در طول یک دوره گزارش کامل استفاده می شود. بنابراین، سازماندهی ماندن در طول چارچوب زمانی فرآیند می تواند یک عنصر کلیدی باشد که به حفظ کارایی کلی کمک می کند. دوره های چرخه حسابداری بر اساس نیازهای گزارشگری متفاوت خواهد بود. اکثر شرکت ها به دنبال تجزیه و تحلیل عملکرد خود به صورت ماهانه هستند، اگرچه برخی ممکن است بیشتر بر نتایج فصلی یا سالانه تمرکز کنند.
صرف نظر از این، بیشتر حسابداران هر روز از وضعیت مالی شرکت آگاهی دارند. به طور کلی، تعیین دوره زمانی برای هر چرخه حسابداری مهم است زیرا تاریخ خاصی برای باز و بسته شدن تعیین می کند. هنگامی که یک چرخه حسابداری بسته می شود، یک چرخه جدید شروع می شود و فرآیند مجدد تکرار میشود.
بسته به سیستم هر شرکت، ممکن است کم و بیش از اتوماسیون فنی استفاده شود. به طور معمول، حسابداری شامل برخی پشتیبانی فنی می شود، اما ممکن است لازم باشد حسابدار در چرخه حسابداری در مراحل مختلف مداخله کند.
هشت مرحله چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:
1. شناسایی تراکنش ها
2. ثبت معاملات در دفتر روزنامه
3. ثبت در دفتر کل
4. تراز آزمایشی تعدیل نشده
5. اصلاح حساب های دفترکل
6. تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
7. تهیه صورت‌های مالی
8. بستن حساب‌ها
در ادامه به اختصار هر مرحله را توضیح میدهیم :
مرحله اول : شناسایی تراکنش ها
اولین گام در چرخه حسابداری شناسایی تراکنش است. در این مرحله اطلاعات و داده های مالی جمع آوری و بررسی میشوند .شرکت ها در طول چرخه حسابداری معاملات زیادی خواهند داشت که هر یک باید به درستی در دفاتر شرکت ثبت شود.
ثبت سوابق برای ثبت انواع معاملات چون فروش وهزینه ها ضروری است،که هر کدام می انواع مختلفی دارد.
مرحله دوم : ثبت معاملات در دفتر روزنامه
مرحله بعد از بررسی و شناسایی تراکنش ها، ثبت اسناد مربوطه در دفتر روزنامه است.
مرحله سوم : ثبت در دفتر کل
هنگامی که یک تراکنش در ئفتر روزنامه ثبت شد، باید به حسابی در دفتر کل منتقل شود.
دفتر کل خلاصه ای از تمام فعالیت های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می کند. دفتر کل،شامل تمام حساب‌های دارایی، بدهی و حساب های سرمایه است که باقیمانده و تغییر در باقیمانده هر یک از حساب‌ها را نمایش میدهد.
مرحله چهارم : تراز آزمایشی تعدیل نشده
تراز آزمایشی تعدیل نشده ،موجودی های هر حساب را نشان میدهد . سپس تراز آزمایشی تعدیل نشده برای بررسی و تجزیه و تحلیل به مرحله بعد منتقل می شود.
تراز آزمایشی برای تشخیص هر گونه خطای ریاضی که در یک سیستم حسابداری ممکن است رخ دهد استفاده میشود .
تراز آزمایشی جهت تصمیم‌گیری و اطمینان از صحت معاملات انجام شده و مانده‌های دفتر ابزاری بسیار کاربردی است ؛ همچنین اگر تمام معاملات یک دوره حسابداری به طور دقیق ثبت شود، مجموع مانده بدهی و مانده آزمایشی، باید برابر با مجموع مانده‌های بستانکار باشد.
در اصل هدف از این مرحله اطمینان از برابری کل مانده بدهکار و مانده بستانکار است.
مرحله پنجم: اصلاح حساب های دفترکل
اگر در مرحله قبل اشتباهی رخ داده باشدو بعضی از درآمدها یا هزینه‌ها در حساب‌ها درج نشده باشند،باید به وسیله ثبت حسابداری مناسب و صحیح در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حساب‌ها را اصلاح کرد، به اینگونه ثبت‌ها، ثبت‌های اصلاحی می‌گویند که به طور معمول در انتهای دوره مالی و قبل از تهیه صورت‌های مالی انجام میشوند ولی امکان دارد بر حسب نیاز مانده بعضی از حساب‌ها در حین دوره مالی هم تصحیح شود.
مرحله ششم: تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
تراز آزمایشی که بعد از انجام ثبت های اصلاحی مجدد تهیه میشود را تراز آزمایشی اصلاح شده می نامند. تراز آزمایشی اصلاح شده یا تعدیل شده یک ترازنامه یکپارچه است؛ اما می‌توان در هر زمانی تغییراتی در آن ایجاد کرد.
مرحله هفتم: تهیه صورت‌های مالی
پس از اینکه شرکت تمام ورودی های تعدیل را انجام داد، سپس صورت های مالی خود را در مرحله هفتم تهیه می کند. این صورت های مالی شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد است.
صورت های مالی هم در ارزیابی‌های درون سازمانی و هم برای سازمان‌های خارجی سرمایه‌گذار اهمیت دارند . زیرا از این طریق می‌توانند سودآوری و میزان کارآمدی شرکت شما را بسنجند.
مرحله هشتم : بستن حساب‌ها
در مرحله آخر چرخه حسابداری، ابتدا حساب‌های موقت بسته میشوند . برای اینکار باید مانده همه حساب‌های موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حساب‌های دائمی در تراز اختتامیه بسته شده و به عنوان سند افتتاحیه به دوره مالی بعدی انتقال می یابد.
در نهایت، یک شرکت با بستن حساب های خود ، چرخه حسابداری را در مرحله هشتم به پایان می رساند.
جمع بندی
چهار مرحله اول چرخه حسابداری در حین دوره مالی و چهار مرحله دوم چرخه حسابداری معمولا در انتهای دوره مالی و به هنگام تهیه صورت‌های مالی انجام میشود.
چرخه حسابداری یک فرآیند چند مرحله ای است که توسط مشاغل برای ایجاد یک رکورد دقیق از وضعیت مالی خود، همانطور که در صورت های مالی آنها خلاصه می شود، استفاده می شود. در طی مراحل مختلف چرخه، شرکت‌ها معاملات مالی خود را در دفتر روزنامه ثبت می‌کنند، جزئیات را به دفتر کل منتقل می‌کنند، ورودی‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و قبل از تهیه صورت‌های مالی و بستن دفاتر مربوط به دوره، مطمئن میشوند که دفاتر متعادل و بدون خطا هستند.
مدت زمان پیشرفت یک شرکت در چرخه حسابداری به عوامل مختلفی از جمله حجم معاملات، استفاده از نرم افزار حسابداری خودکار و نوع سیستم حسابداری بستگی دارد.